Article 1. Les rôles
Pour les données de vos clients et de vos prospects, vous êtes responsable du traitement. Epaulio les traite pour votre compte, comme sous-traitant, uniquement pour vous fournir le service et selon vos instructions. Vos instructions sont ces conditions, vos réglages et l'usage que vous faites du service.
Article 2. Le traitement
| Objet | La gestion de votre activité d'artisan : clients, devis, factures, rendez-vous, relances, contrats d'entretien, documents de chantier |
|---|---|
| Durée | Celle de votre abonnement, puis 90 jours pour l'export |
| Personnes concernées | Vos clients et prospects, leurs interlocuteurs (syndic, bailleur, occupant), les personnes de votre entreprise |
| Données | Identité, téléphone, e-mail, adresses du client et du chantier, messages échangés (SMS, e-mails et leurs pièces jointes), devis, factures et contrats, équipements installés, photos de chantier, signature électronique des documents |
| Données sensibles | Aucune n'est attendue. Vous vous abstenez d'en saisir |
Article 3. Les engagements d'Epaulio
- Traiter les données uniquement pour le service et sur vos instructions, et vous prévenir si une instruction lui paraît contraire à la loi.
- Garantir que les personnes qui y accèdent sont tenues à la confidentialité.
- Ne pas vendre ces données, ne pas s'en servir pour son propre compte ni pour de la publicité.
- Vous aider à répondre aux demandes des personnes (accès, rectification, effacement, opposition) : les données d'un client se consultent et se corrigent depuis votre espace, et s'exportent sur demande, et Epaulio vous transmet toute demande reçue directement.
- Vous aider, sur demande, pour vos analyses d'impact et vos échanges avec la CNIL.
Article 4. La sécurité
- Hébergement de l'application et de la base de données à Francfort, en Allemagne.
- Échanges chiffrés (HTTPS). Mots de passe conservés sous forme d'empreinte. Clés et identifiants de vos services connectés chiffrés en base (AES-256).
- Cloisonnement strict entre les espaces des artisans.
- Journal de chaque écriture et de chaque appel, conservé 180 jours.
- Sauvegarde continue de la base de données, restaurable sur trois jours au moins, et copie quotidienne du disque des documents signés, gardée au moins sept jours, chez l'hébergeur à Francfort.
Article 5. L'intelligence artificielle
Pour préparer une réponse, un devis ou un message, l'assistant transmet à un fournisseur de modèles le texte de la demande et le contexte utile (par exemple le nom du client et les lignes du devis). Les prix ne sont jamais calculés par le modèle. Ces données ne servent pas à entraîner les modèles. La dictée vocale utilise la reconnaissance vocale de votre téléphone ou de votre navigateur : Epaulio ne reçoit que le texte.
Article 6. Les sous-traitants d'Epaulio
Vous autorisez Epaulio à faire appel aux prestataires ci-dessous. Epaulio leur impose des obligations équivalentes aux siennes et reste responsable de leur travail envers vous. Tout ajout ou remplacement vous est annoncé par e-mail trente jours avant ; vous pouvez vous y opposer pour un motif légitime et, faute d'accord, résilier sans frais.
| Prestataire | Rôle | Données | Lieu |
|---|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Hébergement de l'application, de la base de données et de la signature électronique | Toutes | Francfort, Allemagne (société états-unienne) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi et réception des e-mails | Adresses e-mail, contenu des e-mails et pièces jointes | France |
| Twilio | SMS, numéro de votre ligne, renvoi des appels, vérification du mobile | Numéros de téléphone, contenu des SMS | États-Unis et Union européenne |
| OpenRouter, Inc. | Acheminement des demandes vers les modèles d'intelligence artificielle | Texte des demandes et contexte utile | États-Unis |
| Mistral AI | Modèle de l'assistant de l'artisan | Texte des demandes et contexte utile | France |
| OpenAI | Modèle de l'assistant qui répond à vos clients | Messages de vos clients et contexte utile | États-Unis |
| Base Adresse Nationale (État français) | Reconnaissance des adresses | Adresses postales | France |
| Onoff Telecom et Make | SMS, pour les seuls artisans sur le canal Onoff | Numéros de téléphone, contenu des SMS | France et Union européenne |
Les services que vous connectez vous-même à votre espace (votre compte bancaire, par exemple) ne sont pas des sous-traitants d'Epaulio : ils restent vos prestataires.
Article 7. Les transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Quand un prestataire les traite aux États-Unis, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par le cadre de protection des données Union européenne - États-Unis.
Article 8. En cas de violation de données
Epaulio vous prévient dans les 48 heures après avoir eu connaissance d'une violation touchant vos données, avec ce qu'elle sait : nature de l'incident, données et personnes concernées, mesures prises. Il vous revient de la notifier à la CNIL et, si nécessaire, aux personnes ; Epaulio vous y aide.
Article 9. À la fin de l'abonnement
Vous pouvez demander l'export de vos données à bonjour@epaulio.fr pendant 90 jours après la fin de la période payée ; Epaulio vous le remet sans frais sous sept jours. Epaulio les supprime ensuite, y compris dans ses sauvegardes à l'expiration de leur durée de conservation, de l'ordre de sept jours, sauf obligation légale de conservation.
Article 10. Contrôle
Epaulio tient à votre disposition les informations qui démontrent le respect de cet accord. Vous pouvez demander un audit une fois par an, à vos frais, avec un préavis de trente jours et sans perturber le service ni accéder aux données d'autres clients.